Leitfaden zur Integration von HubSpot und Salesforce: zuerst vorbereiten

Um eine Integration von HubSpot und Salesforce vorzubereiten, bereinigen Sie Dubletten in beiden Systemen, entscheiden, ob neue HubSpot-Kontakte in Salesforce zu Leads oder zu Kontakten werden, gleichen Datentypen und Picklist-Werte an, mappen jedes Objekt und jedes Feld und prüfen die Validierungsregeln in Salesforce, bevor Sie die Synchronisation einschalten. Außerdem brauchen Sie ein HubSpot-Professional- oder -Enterprise-Abonnement und eine Salesforce-Edition mit API-Zugriff oder Salesforce Professional.

Die Integration zwischen Salesforce und HubSpot ist beliebt. Typischerweise wollen Unternehmen Sales Cloud als zentrales CRM und Marketing Hub als Automatisierungsplattform nutzen.

In dieser Serie betrachten wir die Integration in drei Teilen.

1. Die Vorbereitung (dieser Artikel)
2. Die Integrationsarbeit
3. Synchronisation, Anwendungsfälle und Best Practices

Warum der Wettbewerb zwischen HubSpot und Salesforce die Integration begrenzt

Die native Integration verbindet beide Plattformen gut, aber wir dürfen nicht vergessen, dass HubSpot und Salesforce Wettbewerber sind.

Die Folge dieses Wettbewerbs ist, dass die Integration technisch besser sein könnte, wenn die Anbieter es wollten. In beiden Fällen holen Sie mehr heraus, wenn Sie voll auf einen Anbieter setzen, ob nun Salesforce Account Engagement und Sales Cloud oder Marketing Hub und Sales Hub von HubSpot. Eine große Herausforderung ist zum Beispiel die Marketing-Attribution über beide Plattformen hinweg. Mit nur einer ist sie viel einfacher.

Die Vertriebsmitarbeiter beider Plattformen wissen das und versuchen alles (meist mit hohen Rabatten), damit Sie wechseln. Das Ergebnis ist eine noch größere Kluft zwischen Marketing- und Sales-Teams.

Am Ende sehen wir viele Unternehmen ganz auf eine Plattform setzen. Wir haben einen Leitfaden geschrieben, der Ihnen hilft, zwischen HubSpot und Salesforce zu wählen.

So bereiten Sie eine HubSpot-Salesforce-Integration vor

Bevor Sie die Integration aktivieren, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen.

Welche HubSpot- und Salesforce-Editionen brauchen Sie?

Die Salesforce-Integration von HubSpot ist mit einem Professional- oder Enterprise-Abonnement von Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub, Content Hub oder Smart CRM verfügbar. Auf der Salesforce-Seite brauchen Sie eine Edition mit API-Zugriff oder Salesforce Professional; die Group Edition wird nicht unterstützt.

Saubere Daten und Vermeidung von Dubletten vor dem Sync

Eine Voraussetzung für die Integration sind saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten. Das größte Problem mit Dubletten ist, dass sie Ihre Datenbank verschmutzen, Ihr Reporting verzerren und die Synchronisation brechen. Bei HubSpot und Salesforce liegt das größte Risiko in der Synchronisation zwischen HubSpot-Kontakten und Salesforce-Leads und -Kontakten.

Wie doppelte Leads und Kontakte in Salesforce den Sync stören

Die Integration ordnet HubSpot-Kontakte Salesforce-Leads und -Kontakten über die E-Mail-Adresse zu. HubSpot erlaubt nicht, dass sich zwei Datensätze eine E-Mail-Adresse teilen; Salesforce schon.

Zwei Datensätze mit gleichem Namen und ähnlichen Feldern, aber unterschiedlichen E-Mail-Adressen, gelten also nicht als Dubletten. Das ist sinnvoll, denn jedes Land hat sehr verbreitete Namen, etwa "Tim Carter" im Vereinigten Königreich oder "Max Müller" in Deutschland.

Das Problem beginnt, sobald Salesforce-Leads und -Kontakte dieselbe E-Mail-Adresse haben. HubSpot muss sich dann für einen entscheiden. Bei der ersten Synchronisation synchronisiert es mit dem ersten passenden Datensatz, den Salesforce zurückgibt, in keiner bestimmten Reihenfolge. Danach synchronisiert es mit dem passenden Datensatz, der zuletzt in Salesforce aktualisiert wurde.

Die Folge ist, dass die falschen Datensätze einander zugeordnet werden, Daten überschreiben den falschen Datensatz und es entstehen Sync-Fehler. Sie verlieren Informationen, und je nach Anzahl der Dubletten wird das Reporting verzerrt.

Deshalb ist es entscheidend, dass es in jedem System nahezu keine Dubletten gibt. Das erreichen Sie mit sauberen Dublettenregeln in Salesforce, guter Datenhygiene und regelmäßigen Bereinigungen. Wenn Sie Dubletten in Salesforce zusammenführen, behalten Sie den Datensatz, der aktuell mit HubSpot synchronisiert, als primären Datensatz. Wir empfehlen Deduplizierungs-Tools oder ein Matching-Skript wie das in unserem Python-Leitfaden zum Abgleich von Accounts vor dem Import, um die Datenbank sauber zu halten.

Doppelte HubSpot-Kontakte mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen

Eine Person kann unter zwei verschiedenen E-Mail-Adressen zweimal in HubSpot existieren, etwa nachdem sie einmal mit der geschäftlichen und einmal mit der privaten Adresse Content heruntergeladen hat. Wenn doppelte HubSpot-Kontakte zu einem Salesforce-Lead oder -Kontakt gehören, führen Sie die HubSpot-Kontakte in den Kontakt zusammen, der mit Salesforce synchronisiert ist.

Designentscheidungen für die HubSpot-Salesforce-Integration

Hier einige Designentscheidungen, die Sie vor dem Verbinden treffen sollten.

Welche Objekte Sie mindestens zwischen HubSpot und Salesforce synchronisieren

Damit die Integration funktioniert, müssen Sie mindestens HubSpot-Kontakte mit Salesforce-Leads und -Kontakten synchronisieren. Andere Objekte wie Opportunities und Accounts sind optional.

Sollte HubSpot in Salesforce Leads oder Kontakte anlegen?

Die Integration kann in Salesforce entweder einen neuen Lead oder einen neuen Kontakt anlegen, nicht beides. In den Sync-Regeln von HubSpot lautet die Wahl "Create or update the lead" oder "Create or update the contact". In den meisten Fällen wählen Sie Leads.

Manche Organisationen verzichten auf das Lead-Objekt und nutzen in Salesforce nur Accounts und Kontakte. Wir raten bei diesem Ansatz zur Vorsicht. Er kann funktionieren und hat den klaren Vorteil, dass niemand Leads und Kontakte verwechselt.

Das Problem beginnt bei Ihrem weiteren Ökosystem an Plattformen. Viele Tools von Drittanbietern brauchen das Lead-Objekt für die Integration mit Salesforce, und wir haben Organisationen gesehen, die Salesforce ohne Leads eingeführt haben, nur um das Objekt ein Jahr später wegen Integrationsanforderungen wieder einzuschalten. Erfassen Sie zuerst die Tools rund um Ihr CRM; unsere Vorlage für das Tech-Stack-Mapping hilft dabei.

Auch das Dublettenmanagement wird mit nur Accounts und Kontakten schwieriger. Ein Kontakt braucht in Salesforce einen Account. Legt die Synchronisation also einen Kontakt an, der keinem bestehenden Account zugeordnet werden kann, riskieren Sie einen doppelten Account.

Übereinstimmende Datentypen und Picklist-Werte

Datentypen definieren Felder oder Properties in beiden Plattformen, etwa Textfelder, Picklists und Checkboxen. Die Integration erfordert übereinstimmende Datentypen und bei Picklists übereinstimmende Optionswerte. Die folgende Tabelle zeigt ein Dropdown in HubSpot, das auf eine Picklist in Salesforce gemappt ist.

Wert in HubSpot	Wert in Salesforce	Status
Alpha	Alpha	Synchronisiert
Beta	Beta	Synchronisiert
Gamma	Gama	Sync-Fehler, weil die Schreibweise abweicht
Delta	(fehlt)	Sync-Fehler, weil der Wert in Salesforce fehlt
Epsilon	Epsilon (inaktiv)	Sync-Fehler, weil inaktive Werte nicht synchronisiert werden

In Salesforce können Sie einen Picklist-Wert auf inaktiv setzen. Der Wert lässt sich dann nicht mehr auswählen, alte Datensätze zeigen ihn aber weiterhin an. HubSpot hat kein Gegenstück dazu, und nach unserer Erfahrung verursachen inaktive Werte Sync-Fehler. Nicht übereinstimmende Optionen sind generell eine häufige Fehlerquelle, und die Liste der Sync-Fehler von HubSpot enthält unter anderem "Restricted picklist value", "Mismatched options" und "Missing Salesforce picklist option".

Salesforce-Validierungsregeln und Anpassungen, die den Sync blockieren

In Salesforce können Sie Regeln einrichten, die Ihre Daten steuern. "Job Title" kann zum Beispiel in Salesforce ein Pflichtfeld sein, in HubSpot aber optional. Hat ein HubSpot-Datensatz keinen Jobtitel, schlägt die Synchronisation fehl, weil Salesforce kein leeres Pflichtfeld akzeptiert. HubSpot meldet diese als Fehler vom Typ "Missing required value" oder "Salesforce custom field validation rule", und Datensätze, die von einer Matching-Regel in Salesforce blockiert werden, zeigen den Fehler "Salesforce duplicate rule".

Behalten Sie alle Validierungs- und sonstigen Regeln im Blick. Wir empfehlen, sie alle zu erfassen und zu prüfen, ob sie die Integration betreffen. Unser Leitfaden zum CRM-Datenbankdesign behandelt Governance-Regeln für Felder, die die meisten dieser Konflikte verhindern.

Objekt- und Feld-Mapping zwischen HubSpot und Salesforce

Eine hilfreiche Übung ist ein Objekt- und Feld-Mapping zwischen den beiden Plattformen, bei dem Sie jedem Objekt die entsprechenden Felder zuordnen. Wir empfehlen eine eigene Tabelle pro Objekt. Hier ein Beispiel für HubSpot-Kontakt zu Salesforce-Lead und -Kontakt.

HubSpot	Salesforce	Datentyp	Pflichtfeld	Richtung	Regel	Hinweis
Title	Job Title	Kurztext	Ja	Beide	Nein
Division	Unit	Picklist	Nein	Beide	Validierung	Picklist-Werte müssen identisch sein

Ein führendes System pro Feld, ein Weg für Aktivitäten

Zwei Entscheidungen sparen mehr Nacharbeit als alle anderen. Legen Sie erstens für jedes Feld und jedes Objekt das führende System fest. Wenn beide Systeme dieselben Datensätze ohne Regel anlegen oder ändern können, sehen wir in unserer Kundenarbeit immer wieder dasselbe Ergebnis, nämlich doppelte oder nicht zugeordnete Datensätze und ein Reporting, dem niemand traut. Wählen Sie zweitens einen Weg für die Erfassung von E-Mails, Anrufen und Meetings. Wenn mehrere Tools dieselbe Aktivität erfassen, sind Dubletten nahezu garantiert.

Native Integrationen sind der richtige Ausgangspunkt, weil die Anbieter sie pflegen. Wenn Sie dem Connector entwachsen, setzen Sie Middleware oder eine individuelle API-Integration obendrauf, statt ihn Stück für Stück zu ersetzen.

Wenn Sie Vorbereitung und Aufbau lieber mit erfahrener Unterstützung angehen möchten, ist unser Implementierungsteam für HubSpot und Salesforce die richtige Adresse. Es mappt Objekte und Felder, bereinigt dabei Dubletten und richtet die Synchronisation gemeinsam mit Ihrem eigenen Operator ein.

Change Management für den Rollout der Integration

Der letzte Schritt ist, Ihr Team auf die Integration vorzubereiten. Sowohl Solution Owner als auch Endanwender sind betroffen. Sorgen Sie dafür, dass alle von der bevorstehenden Änderung wissen und verstehen, wie sie ihre Arbeit beeinflusst. Gute Kommunikation hilft den Menschen, sich anzupassen.

Teil 2 und 3 der Serie zur HubSpot-Salesforce-Integration

Teil 2 behandelt die Integrationsarbeit, darunter den Integrationsnutzer, selektive Synchronisation und Inklusionslisten, Feldpriorität, Abmeldestatus und Aktivitätssynchronisation. Teil 3 behandelt Synchronisation, Anwendungsfälle und Best Practices. Beide finden Sie in unserem Growth-Track-Newsletter, verlinkt oben in diesem Leitfaden. Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, sprechen Sie mit unserem CRM-Implementierungsteam.

FAQ zur HubSpot-Salesforce-Integration

Was brauchen Sie, um HubSpot und Salesforce zu verbinden?

Sie brauchen ein HubSpot-Professional- oder -Enterprise-Abonnement (Marketing, Sales, Service, Data oder Content Hub oder Smart CRM) und eine Salesforce-Edition mit API-Zugriff oder Salesforce Professional. Salesforce Group Edition wird nicht unterstützt.

Legt die HubSpot-Integration in Salesforce Leads oder Kontakte an?

Entweder das eine oder das andere, nicht beides. In den Sync-Regeln wählen Sie "Create or update the lead" oder "Create or update the contact", und die meisten Unternehmen wählen Leads.

Wie ordnet HubSpot Datensätze in Salesforce zu?

HubSpot ordnet über die E-Mail-Adresse zu. Wenn sich mehrere Salesforce-Leads oder -Kontakte eine E-Mail-Adresse teilen, synchronisiert HubSpot bei der ersten Synchronisation mit dem ersten Datensatz, den Salesforce zurückgibt, und danach mit dem zuletzt aktualisierten. Deshalb führen Dubletten in Salesforce dazu, dass Datensätze sich gegenseitig überschreiben.

Was verursacht Sync-Fehler zwischen HubSpot und Salesforce?

Die meisten Sync-Fehler entstehen durch nicht übereinstimmende Picklist-Werte, Validierungsregeln und Pflichtfelder in Salesforce, Dublettenregeln in Salesforce und E-Mail-Adressen, die bereits von einem anderen HubSpot-Kontakt verwendet werden. Felder zu mappen und Dubletten vor dem Go-live zu bereinigen, verhindert die meisten davon.

Sollte man das Lead-Objekt in Salesforce entfernen?

Meistens nicht. Es beseitigt die Verwechslung zwischen Leads und Kontakten, aber viele Tools von Drittanbietern brauchen das Lead-Objekt für die Integration mit Salesforce, und doppelte Accounts werden wahrscheinlicher. Erfassen Sie Ihr Tool-Ökosystem, bevor Sie entscheiden.