Leitfaden zur Integration von HubSpot und Salesforce (Teil 1): Die wichtigsten Vorbereitungen
Starten Sie die reibungslose CRM-Integration mit HubSpot und Salesforce. Entdecken Sie Expertentipps zur Vorbereitung und für eine bessere Synchronisierung.
Lucas Traikoff
Die Integration von Salesforce und HubSpot ist sehr beliebt. Unternehmen möchten insbesondere Sales Cloud als zentrales CRM und Marketing Hub als Automatisierungsplattform nutzen.
In dieser Reihe betrachten wir 3 Bereiche der Integration:
Die Vorbereitung
Die Integrationsarbeit
Synchronisierung, Anwendungsfälle und bewährte Vorgehensweisen
Beginnen wir mit einem Thema, das alle beschäftigt.
Der Elefant im Raum: der Wettbewerb
Die native Integration verbindet beide Plattformen sehr gut. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass HubSpot und Salesforce Wettbewerber sind.
Dieser Wettbewerb hat zur Folge, dass die Integration technisch besser sein könnte, wenn beide Anbieter es wollten. In beiden Fällen erhalten Sie jedoch mehr Nutzen, wenn Sie vollständig auf einen Anbieter setzen: entweder Salesforce Account Engagement und Sales Cloud oder Marketing Hub und Sales Hub von HubSpot. Eine große Herausforderung bei der Nutzung beider Plattformen ist beispielsweise die Marketing-Attribution. Mit nur einer Plattform ist sie wesentlich einfacher.
Die Vertriebsmitarbeiter beider Plattformen wissen das und versuchen mit allen Mitteln – sprich: enormen Rabatten –, Sie zum Wechsel zu bewegen. Dadurch vertieft sich die Kluft zwischen Marketing und Vertrieb.
Letztlich beobachten wir, dass viele Unternehmen vollständig auf eine Plattform umsteigen. Wir haben einen Leitfaden geschrieben, der Ihnen bei der Auswahl zwischen beiden hilft.
Vorbereitungen
Bevor Sie die Integration aktivieren, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen.
Saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten
Saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten sind Voraussetzungen für die Integration. Das größte Problem mit Dubletten: Sie verunreinigen Ihre Datenbank, verfälschen Berichte und beeinträchtigen die Synchronisierung. Bei HubSpot und Salesforce betrifft das vor allem die Synchronisierung zwischen Kontakten und Leads.
Doppelte Leads und Kontakte in Salesforce
HubSpot und Salesforce verwenden die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal.
Das bedeutet: Wenn ein Kontakt denselben Namen und ähnliche Angaben in anderen Feldern, aber eine andere E-Mail-Adresse hat, gilt er nicht als Dublette. Das ist sinnvoll, da es in jedem Land sehr häufige Namen gibt, etwa „Tim Carter“ im Vereinigten Königreich oder „Max Müller“ in Deutschland.
Das Problem bei der Synchronisierung zwischen HubSpot und Salesforce beginnt, sobald Leads und Kontakte dieselbe E-Mail-Adresse haben. Dann ordnet die Integration den Lead dem neuesten Datensatz zu. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen die Zuordnung zufällig erfolgt.
Dadurch werden falsche Leads zugeordnet, und Synchronisierungsfehler entstehen. Das führt zu Informationsverlust und kann je nach Anzahl der Dubletten das Reporting verfälschen.
Deshalb ist es entscheidend, dass in beiden Systemen nahezu keine Dubletten vorhanden sind. Dies erreichen Sie durch geeignete Dublettenregeln in Salesforce, gute Datenhygiene und regelmäßige Datenbereinigung. Wir empfehlen Deduplizierungstools, um die Datenbank sauber zu halten.
Doppelte HubSpot-Kontakte mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen
Es kann vorkommen, dass dieselbe Person in HubSpot mit zwei unterschiedlichen E-Mail-Adressen erfasst ist, etwa weil sie Inhalte einmal mit ihrer beruflichen und einmal mit ihrer privaten E-Mail-Adresse heruntergeladen hat. Wenn doppelte HubSpot-Kontakte einem einzigen Salesforce-Lead oder -Kontakt entsprechen, führen Sie sie mit dem HubSpot-Kontakt zusammen, der mit Salesforce synchronisiert wird.
Gestaltungsentscheidungen für die Integration
Hier sind einige Gestaltungsentscheidungen für die Integration.
Mindestanforderung an Objekte
Damit die Integration funktioniert, müssen Sie mindestens HubSpot-Kontakte mit Salesforce-Leads und -Kontakten synchronisieren. Andere Objekte wie Opportunities oder Accounts sind optional.
Entscheidung zwischen dem Anlegen von Leads und Kontakten
Die HubSpot-Synchronisierung kann in Salesforce entweder einen neuen Lead oder einen neuen Kontakt anlegen – nicht beides. In 95% der Fälle wählen Sie, dass die Integration neue Leads erstellt.
In jüngster Zeit haben einige Unternehmen begonnen, auf das Lead-Objekt zu verzichten und in Salesforce ausschließlich Accounts und Kontakte zu verwenden. Wir empfehlen bei diesem Ansatz Vorsicht. Er kann funktionieren und bietet klare Vorteile, vor allem entfällt die Verwechslung von Leads und Kontakten.
Das Problem entsteht im gesamten Plattform-Ökosystem. Viele andere Drittanbieterplattformen benötigen das Lead-Objekt für die Integration mit Salesforce. Deshalb haben wir viele Unternehmen gesehen, die Salesforce zunächst ohne Lead-Objekte implementierten, diese aber nach einem Jahr aufgrund von Integrationsanforderungen wieder aktivierten.
Ein weiteres Problem betrifft das Dublettenmanagement bei der ausschließlichen Verwendung von Accounts und Kontakten. HubSpot kann keinen neuen Kontakt erstellen, wenn in Salesforce kein Account vorhanden ist. Es besteht dann das Risiko, dass ein neuer Kontakt erstellt wird, dieser jedoch keinem Account zugeordnet werden kann und ein doppelter Account entsteht.
Übereinstimmende Datentypen
Datentypen beziehen sich auf Felder oder Eigenschaften in beiden Plattformen. Beispiele sind Textfelder, Auswahllisten und Kontrollkästchen. Voraussetzung für die Integration ist, dass die Datentypen identisch sind. Einige Beispiele finden Sie in der folgenden Tabelle.
Beispiel einer Dropdown-Liste in einer Auswahlliste
In Salesforce können Sie einen Auswahllistenwert als inaktiv kennzeichnen. Er kann dann nicht mehr ausgewählt werden, wird aber in alten Datensätzen weiterhin angezeigt. Die Integration kann jedoch keine inaktiven Werte verarbeiten, da HubSpot diese nicht unterstützt. Dadurch entstehen Synchronisierungsfehler.
Anpassungen, Workflows, Validierungen und weitere Regeln
In Salesforce können Sie Regeln zur Verwaltung Ihrer Daten festlegen. Beispielsweise ist „Job Title“ in Salesforce ein Pflichtfeld, während das entsprechende Feld in HubSpot optional ist. Wenn das Feld in HubSpot nicht ausgefüllt wird, kann dies Synchronisierungsfehler verursachen, da Salesforce aufgrund der Pflichtfeldregel keine leeren Werte akzeptiert.
Es ist wichtig, all diese Validierungsregeln und weiteren Vorgaben zu kennen. Wir empfehlen, sie vollständig zu dokumentieren und zu prüfen, ob sie sich auf die Integration auswirken.
Objekt- und Feldzuordnung
Eine hilfreiche Vorbereitung ist eine Objekt- und Feldzuordnung zwischen beiden Plattformen. Dabei ordnen Sie jedem Objekt die entsprechenden Felder zu. Wir empfehlen für jedes Objekt eine separate Tabelle. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel.
HubSpot-Kontakt <> Salesforce-Lead & -Kontakt
Veränderungsmanagement
Im letzten Schritt bereiten Sie Ihr Team auf die Integration vor. Sowohl die Verantwortlichen für die Lösungen als auch die Endnutzer sind davon betroffen. Alle sollten die anstehende Veränderung kennen und verstehen, wie sie ihre Arbeit beeinflusst. Eine gute Kommunikation erleichtert die Umstellung.
Nächste Woche sprechen wir über die konkreten Schritte der Integration.
Die Integration von Salesforce und HubSpot ist sehr beliebt. Unternehmen möchten insbesondere Sales Cloud als zentrales CRM und Marketing Hub als Automatisierungsplattform nutzen.
In dieser Reihe betrachten wir 3 Bereiche der Integration:
Die Vorbereitung
Die Integrationsarbeit
Synchronisierung, Anwendungsfälle und bewährte Vorgehensweisen
Beginnen wir mit einem Thema, das alle beschäftigt.
Der Elefant im Raum: der Wettbewerb
Die native Integration verbindet beide Plattformen sehr gut. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass HubSpot und Salesforce Wettbewerber sind.
Dieser Wettbewerb hat zur Folge, dass die Integration technisch besser sein könnte, wenn beide Anbieter es wollten. In beiden Fällen erhalten Sie jedoch mehr Nutzen, wenn Sie vollständig auf einen Anbieter setzen: entweder Salesforce Account Engagement und Sales Cloud oder Marketing Hub und Sales Hub von HubSpot. Eine große Herausforderung bei der Nutzung beider Plattformen ist beispielsweise die Marketing-Attribution. Mit nur einer Plattform ist sie wesentlich einfacher.
Die Vertriebsmitarbeiter beider Plattformen wissen das und versuchen mit allen Mitteln – sprich: enormen Rabatten –, Sie zum Wechsel zu bewegen. Dadurch vertieft sich die Kluft zwischen Marketing und Vertrieb.
Letztlich beobachten wir, dass viele Unternehmen vollständig auf eine Plattform umsteigen. Wir haben einen Leitfaden geschrieben, der Ihnen bei der Auswahl zwischen beiden hilft.
Vorbereitungen
Bevor Sie die Integration aktivieren, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen.
Saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten
Saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten sind Voraussetzungen für die Integration. Das größte Problem mit Dubletten: Sie verunreinigen Ihre Datenbank, verfälschen Berichte und beeinträchtigen die Synchronisierung. Bei HubSpot und Salesforce betrifft das vor allem die Synchronisierung zwischen Kontakten und Leads.
Doppelte Leads und Kontakte in Salesforce
HubSpot und Salesforce verwenden die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal.
Das bedeutet: Wenn ein Kontakt denselben Namen und ähnliche Angaben in anderen Feldern, aber eine andere E-Mail-Adresse hat, gilt er nicht als Dublette. Das ist sinnvoll, da es in jedem Land sehr häufige Namen gibt, etwa „Tim Carter“ im Vereinigten Königreich oder „Max Müller“ in Deutschland.
Das Problem bei der Synchronisierung zwischen HubSpot und Salesforce beginnt, sobald Leads und Kontakte dieselbe E-Mail-Adresse haben. Dann ordnet die Integration den Lead dem neuesten Datensatz zu. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen die Zuordnung zufällig erfolgt.
Dadurch werden falsche Leads zugeordnet, und Synchronisierungsfehler entstehen. Das führt zu Informationsverlust und kann je nach Anzahl der Dubletten das Reporting verfälschen.
Deshalb ist es entscheidend, dass in beiden Systemen nahezu keine Dubletten vorhanden sind. Dies erreichen Sie durch geeignete Dublettenregeln in Salesforce, gute Datenhygiene und regelmäßige Datenbereinigung. Wir empfehlen Deduplizierungstools, um die Datenbank sauber zu halten.
Doppelte HubSpot-Kontakte mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen
Es kann vorkommen, dass dieselbe Person in HubSpot mit zwei unterschiedlichen E-Mail-Adressen erfasst ist, etwa weil sie Inhalte einmal mit ihrer beruflichen und einmal mit ihrer privaten E-Mail-Adresse heruntergeladen hat. Wenn doppelte HubSpot-Kontakte einem einzigen Salesforce-Lead oder -Kontakt entsprechen, führen Sie sie mit dem HubSpot-Kontakt zusammen, der mit Salesforce synchronisiert wird.
Gestaltungsentscheidungen für die Integration
Hier sind einige Gestaltungsentscheidungen für die Integration.
Mindestanforderung an Objekte
Damit die Integration funktioniert, müssen Sie mindestens HubSpot-Kontakte mit Salesforce-Leads und -Kontakten synchronisieren. Andere Objekte wie Opportunities oder Accounts sind optional.
Entscheidung zwischen dem Anlegen von Leads und Kontakten
Die HubSpot-Synchronisierung kann in Salesforce entweder einen neuen Lead oder einen neuen Kontakt anlegen – nicht beides. In 95% der Fälle wählen Sie, dass die Integration neue Leads erstellt.
In jüngster Zeit haben einige Unternehmen begonnen, auf das Lead-Objekt zu verzichten und in Salesforce ausschließlich Accounts und Kontakte zu verwenden. Wir empfehlen bei diesem Ansatz Vorsicht. Er kann funktionieren und bietet klare Vorteile, vor allem entfällt die Verwechslung von Leads und Kontakten.
Das Problem entsteht im gesamten Plattform-Ökosystem. Viele andere Drittanbieterplattformen benötigen das Lead-Objekt für die Integration mit Salesforce. Deshalb haben wir viele Unternehmen gesehen, die Salesforce zunächst ohne Lead-Objekte implementierten, diese aber nach einem Jahr aufgrund von Integrationsanforderungen wieder aktivierten.
Ein weiteres Problem betrifft das Dublettenmanagement bei der ausschließlichen Verwendung von Accounts und Kontakten. HubSpot kann keinen neuen Kontakt erstellen, wenn in Salesforce kein Account vorhanden ist. Es besteht dann das Risiko, dass ein neuer Kontakt erstellt wird, dieser jedoch keinem Account zugeordnet werden kann und ein doppelter Account entsteht.
Übereinstimmende Datentypen
Datentypen beziehen sich auf Felder oder Eigenschaften in beiden Plattformen. Beispiele sind Textfelder, Auswahllisten und Kontrollkästchen. Voraussetzung für die Integration ist, dass die Datentypen identisch sind. Einige Beispiele finden Sie in der folgenden Tabelle.
Beispiel einer Dropdown-Liste in einer Auswahlliste
In Salesforce können Sie einen Auswahllistenwert als inaktiv kennzeichnen. Er kann dann nicht mehr ausgewählt werden, wird aber in alten Datensätzen weiterhin angezeigt. Die Integration kann jedoch keine inaktiven Werte verarbeiten, da HubSpot diese nicht unterstützt. Dadurch entstehen Synchronisierungsfehler.
Anpassungen, Workflows, Validierungen und weitere Regeln
In Salesforce können Sie Regeln zur Verwaltung Ihrer Daten festlegen. Beispielsweise ist „Job Title“ in Salesforce ein Pflichtfeld, während das entsprechende Feld in HubSpot optional ist. Wenn das Feld in HubSpot nicht ausgefüllt wird, kann dies Synchronisierungsfehler verursachen, da Salesforce aufgrund der Pflichtfeldregel keine leeren Werte akzeptiert.
Es ist wichtig, all diese Validierungsregeln und weiteren Vorgaben zu kennen. Wir empfehlen, sie vollständig zu dokumentieren und zu prüfen, ob sie sich auf die Integration auswirken.
Objekt- und Feldzuordnung
Eine hilfreiche Vorbereitung ist eine Objekt- und Feldzuordnung zwischen beiden Plattformen. Dabei ordnen Sie jedem Objekt die entsprechenden Felder zu. Wir empfehlen für jedes Objekt eine separate Tabelle. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel.
HubSpot-Kontakt <> Salesforce-Lead & -Kontakt
Veränderungsmanagement
Im letzten Schritt bereiten Sie Ihr Team auf die Integration vor. Sowohl die Verantwortlichen für die Lösungen als auch die Endnutzer sind davon betroffen. Alle sollten die anstehende Veränderung kennen und verstehen, wie sie ihre Arbeit beeinflusst. Eine gute Kommunikation erleichtert die Umstellung.
Nächste Woche sprechen wir über die konkreten Schritte der Integration.
Die Integration von Salesforce und HubSpot ist sehr beliebt. Unternehmen möchten insbesondere Sales Cloud als zentrales CRM und Marketing Hub als Automatisierungsplattform nutzen.
In dieser Reihe betrachten wir 3 Bereiche der Integration:
Die Vorbereitung
Die Integrationsarbeit
Synchronisierung, Anwendungsfälle und bewährte Vorgehensweisen
Beginnen wir mit einem Thema, das alle beschäftigt.
Der Elefant im Raum: der Wettbewerb
Die native Integration verbindet beide Plattformen sehr gut. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass HubSpot und Salesforce Wettbewerber sind.
Dieser Wettbewerb hat zur Folge, dass die Integration technisch besser sein könnte, wenn beide Anbieter es wollten. In beiden Fällen erhalten Sie jedoch mehr Nutzen, wenn Sie vollständig auf einen Anbieter setzen: entweder Salesforce Account Engagement und Sales Cloud oder Marketing Hub und Sales Hub von HubSpot. Eine große Herausforderung bei der Nutzung beider Plattformen ist beispielsweise die Marketing-Attribution. Mit nur einer Plattform ist sie wesentlich einfacher.
Die Vertriebsmitarbeiter beider Plattformen wissen das und versuchen mit allen Mitteln – sprich: enormen Rabatten –, Sie zum Wechsel zu bewegen. Dadurch vertieft sich die Kluft zwischen Marketing und Vertrieb.
Letztlich beobachten wir, dass viele Unternehmen vollständig auf eine Plattform umsteigen. Wir haben einen Leitfaden geschrieben, der Ihnen bei der Auswahl zwischen beiden hilft.
Vorbereitungen
Bevor Sie die Integration aktivieren, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen.
Saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten
Saubere Daten und die Vermeidung von Dubletten sind Voraussetzungen für die Integration. Das größte Problem mit Dubletten: Sie verunreinigen Ihre Datenbank, verfälschen Berichte und beeinträchtigen die Synchronisierung. Bei HubSpot und Salesforce betrifft das vor allem die Synchronisierung zwischen Kontakten und Leads.
Doppelte Leads und Kontakte in Salesforce
HubSpot und Salesforce verwenden die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifikationsmerkmal.
Das bedeutet: Wenn ein Kontakt denselben Namen und ähnliche Angaben in anderen Feldern, aber eine andere E-Mail-Adresse hat, gilt er nicht als Dublette. Das ist sinnvoll, da es in jedem Land sehr häufige Namen gibt, etwa „Tim Carter“ im Vereinigten Königreich oder „Max Müller“ in Deutschland.
Das Problem bei der Synchronisierung zwischen HubSpot und Salesforce beginnt, sobald Leads und Kontakte dieselbe E-Mail-Adresse haben. Dann ordnet die Integration den Lead dem neuesten Datensatz zu. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen die Zuordnung zufällig erfolgt.
Dadurch werden falsche Leads zugeordnet, und Synchronisierungsfehler entstehen. Das führt zu Informationsverlust und kann je nach Anzahl der Dubletten das Reporting verfälschen.
Deshalb ist es entscheidend, dass in beiden Systemen nahezu keine Dubletten vorhanden sind. Dies erreichen Sie durch geeignete Dublettenregeln in Salesforce, gute Datenhygiene und regelmäßige Datenbereinigung. Wir empfehlen Deduplizierungstools, um die Datenbank sauber zu halten.
Doppelte HubSpot-Kontakte mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen
Es kann vorkommen, dass dieselbe Person in HubSpot mit zwei unterschiedlichen E-Mail-Adressen erfasst ist, etwa weil sie Inhalte einmal mit ihrer beruflichen und einmal mit ihrer privaten E-Mail-Adresse heruntergeladen hat. Wenn doppelte HubSpot-Kontakte einem einzigen Salesforce-Lead oder -Kontakt entsprechen, führen Sie sie mit dem HubSpot-Kontakt zusammen, der mit Salesforce synchronisiert wird.
Gestaltungsentscheidungen für die Integration
Hier sind einige Gestaltungsentscheidungen für die Integration.
Mindestanforderung an Objekte
Damit die Integration funktioniert, müssen Sie mindestens HubSpot-Kontakte mit Salesforce-Leads und -Kontakten synchronisieren. Andere Objekte wie Opportunities oder Accounts sind optional.
Entscheidung zwischen dem Anlegen von Leads und Kontakten
Die HubSpot-Synchronisierung kann in Salesforce entweder einen neuen Lead oder einen neuen Kontakt anlegen – nicht beides. In 95% der Fälle wählen Sie, dass die Integration neue Leads erstellt.
In jüngster Zeit haben einige Unternehmen begonnen, auf das Lead-Objekt zu verzichten und in Salesforce ausschließlich Accounts und Kontakte zu verwenden. Wir empfehlen bei diesem Ansatz Vorsicht. Er kann funktionieren und bietet klare Vorteile, vor allem entfällt die Verwechslung von Leads und Kontakten.
Das Problem entsteht im gesamten Plattform-Ökosystem. Viele andere Drittanbieterplattformen benötigen das Lead-Objekt für die Integration mit Salesforce. Deshalb haben wir viele Unternehmen gesehen, die Salesforce zunächst ohne Lead-Objekte implementierten, diese aber nach einem Jahr aufgrund von Integrationsanforderungen wieder aktivierten.
Ein weiteres Problem betrifft das Dublettenmanagement bei der ausschließlichen Verwendung von Accounts und Kontakten. HubSpot kann keinen neuen Kontakt erstellen, wenn in Salesforce kein Account vorhanden ist. Es besteht dann das Risiko, dass ein neuer Kontakt erstellt wird, dieser jedoch keinem Account zugeordnet werden kann und ein doppelter Account entsteht.
Übereinstimmende Datentypen
Datentypen beziehen sich auf Felder oder Eigenschaften in beiden Plattformen. Beispiele sind Textfelder, Auswahllisten und Kontrollkästchen. Voraussetzung für die Integration ist, dass die Datentypen identisch sind. Einige Beispiele finden Sie in der folgenden Tabelle.
Beispiel einer Dropdown-Liste in einer Auswahlliste
In Salesforce können Sie einen Auswahllistenwert als inaktiv kennzeichnen. Er kann dann nicht mehr ausgewählt werden, wird aber in alten Datensätzen weiterhin angezeigt. Die Integration kann jedoch keine inaktiven Werte verarbeiten, da HubSpot diese nicht unterstützt. Dadurch entstehen Synchronisierungsfehler.
Anpassungen, Workflows, Validierungen und weitere Regeln
In Salesforce können Sie Regeln zur Verwaltung Ihrer Daten festlegen. Beispielsweise ist „Job Title“ in Salesforce ein Pflichtfeld, während das entsprechende Feld in HubSpot optional ist. Wenn das Feld in HubSpot nicht ausgefüllt wird, kann dies Synchronisierungsfehler verursachen, da Salesforce aufgrund der Pflichtfeldregel keine leeren Werte akzeptiert.
Es ist wichtig, all diese Validierungsregeln und weiteren Vorgaben zu kennen. Wir empfehlen, sie vollständig zu dokumentieren und zu prüfen, ob sie sich auf die Integration auswirken.
Objekt- und Feldzuordnung
Eine hilfreiche Vorbereitung ist eine Objekt- und Feldzuordnung zwischen beiden Plattformen. Dabei ordnen Sie jedem Objekt die entsprechenden Felder zu. Wir empfehlen für jedes Objekt eine separate Tabelle. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel.
HubSpot-Kontakt <> Salesforce-Lead & -Kontakt
Veränderungsmanagement
Im letzten Schritt bereiten Sie Ihr Team auf die Integration vor. Sowohl die Verantwortlichen für die Lösungen als auch die Endnutzer sind davon betroffen. Alle sollten die anstehende Veränderung kennen und verstehen, wie sie ihre Arbeit beeinflusst. Eine gute Kommunikation erleichtert die Umstellung.
Nächste Woche sprechen wir über die konkreten Schritte der Integration.
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