%2F2YUTAI6OCuHgLZjX5CMAXFds.png&w=3840&q=75&dpl=dpl_5Gkbjor3aKE2nxFkNfwLPW3w2iwn)
Lucas TraikoffOm een integratie tussen HubSpot en Salesforce voor te bereiden, schoon je duplicaten op in beide systemen, besluit je of nieuwe HubSpot-contacten in Salesforce leads of contacten worden, stem je datatypes en picklistwaarden op elkaar af, map je elk object en veld, en controleer je de validatieregels in Salesforce voordat je de synchronisatie aanzet. Je hebt ook een HubSpot Professional- of Enterprise-abonnement nodig en een Salesforce-editie met API-toegang, of Salesforce Professional.
De integratie tussen Salesforce en HubSpot is populair. Meestal willen bedrijven Sales Cloud gebruiken als hoofd-CRM en Marketing Hub als automatiseringsplatform.
In deze serie bekijken we de integratie in drie delen.
- De voorbereiding (dit artikel)
- Het integratiewerk
- Synchronisatie, use cases en best practices
Waarom de concurrentie tussen HubSpot en Salesforce de integratie beperkt
De native integratie koppelt beide platforms goed, maar we mogen niet vergeten dat HubSpot en Salesforce concurrenten zijn.
/mz3EFQ5aEXVUEkR0v6mtZfCTA.png)
Het gevolg van die concurrentie is dat de integratie technisch beter zou kunnen als ze dat wilden. In beide gevallen haal je meer waarde als je volledig voor één leverancier kiest, of dat nu Salesforce Account Engagement en Sales Cloud is of Marketing Hub en Sales Hub van HubSpot. Een grote uitdaging is bijvoorbeeld marketingattributie over de twee platforms heen. Met één platform is dat veel makkelijker.
De verkopers van beide platforms weten dat, en ze proberen alles (meestal met flinke kortingen) om je te laten overstappen. Het resultaat is een grotere kloof tussen marketing- en salesteams.
Uiteindelijk zien we veel bedrijven volledig voor één platform kiezen. We schreven een gids die je helpt te kiezen tussen HubSpot en Salesforce.
Zo bereid je een HubSpot-Salesforce-integratie voor
Voordat je de integratie activeert, wil je een aantal voorbereidingen treffen.
Welke HubSpot- en Salesforce-edities heb je nodig?
De Salesforce-integratie van HubSpot is beschikbaar met een Professional- of Enterprise-abonnement op Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub, Content Hub of Smart CRM. Aan de kant van Salesforce heb je een editie met API-toegang nodig, of Salesforce Professional; Group Edition wordt niet ondersteund.
Schone data en het voorkomen van duplicaten vóór de sync
Een voorwaarde voor de integratie is schone data en het voorkomen van duplicaten. Het grootste probleem met duplicaten is dat ze je database vervuilen, je rapportage vertekenen en de synchronisatie breken. Bij HubSpot en Salesforce zit het grootste risico in de synchronisatie tussen HubSpot-contacten en Salesforce-leads en -contacten.
Hoe dubbele leads en contacten in Salesforce de sync verstoren
De integratie koppelt HubSpot-contacten aan Salesforce-leads en -contacten op basis van het e-mailadres. HubSpot staat niet toe dat twee records hetzelfde e-mailadres delen; Salesforce wel.
Dat betekent dat twee records met dezelfde naam en vergelijkbare velden maar verschillende e-mailadressen niet als duplicaten worden behandeld. Dat is logisch, want elk land heeft heel gangbare namen, zoals "Tim Carter" in het Verenigd Koninkrijk of "Max Müller" in Duitsland.
Het probleem begint zodra Salesforce-leads en -contacten hetzelfde e-mailadres delen. HubSpot moet er dan één kiezen. Bij de eerste synchronisatie synchroniseert het met het eerste overeenkomende record dat Salesforce teruggeeft, in willekeurige volgorde. Daarna synchroniseert het met het overeenkomende record dat het meest recent in Salesforce is bijgewerkt.
Het gevolg is dat de verkeerde records aan elkaar worden gekoppeld, data het verkeerde record overschrijft en er syncfouten ontstaan. Je verliest informatie en, afhankelijk van het aantal duplicaten, raakt je rapportage vertekend.
Daarom is het cruciaal dat er in elk systeem vrijwel geen duplicaten zijn. Dat bereik je met goede duplicaatregels in Salesforce, goede datahygiëne en regelmatige opschoonrondes. Als je duplicaten in Salesforce samenvoegt, houd dan het record dat op dat moment met HubSpot synchroniseert aan als primair record. We raden deduplicatietools aan, of een matchingscript zoals dat in onze Python-gids voor het matchen van accounts vóór een import, om de database schoon te houden.
Dubbele HubSpot-contacten met verschillende e-mailadressen
Iemand kan twee keer in HubSpot staan onder twee verschillende e-mailadressen, bijvoorbeeld nadat diegene één keer content heeft gedownload met een zakelijk e-mailadres en één keer met een privéadres. Als dubbele HubSpot-contacten bij één Salesforce-lead of -contact horen, voeg de HubSpot-contacten dan samen in het contact dat met Salesforce gesynchroniseerd is.
Ontwerpbeslissingen voor de HubSpot-Salesforce-integratie
Hier zijn een paar ontwerpbeslissingen die je moet nemen voordat je koppelt.
De minimale objecten die je tussen HubSpot en Salesforce synchroniseert
Om de integratie te laten werken, moet je minimaal HubSpot-contacten synchroniseren met Salesforce-leads en -contacten. Andere objecten, zoals opportunities en accounts, zijn optioneel.
Moet HubSpot leads of contacten aanmaken in Salesforce?
De integratie kan in Salesforce óf een nieuwe lead óf een nieuw contact aanmaken, niet allebei. In de syncregels van HubSpot is de keuze "Create or update the lead" of "Create or update the contact". In de meeste gevallen kies je voor leads.
Sommige organisaties slaan het Lead-object over en gebruiken in Salesforce alleen accounts en contacten. We raden voorzichtigheid aan met deze aanpak. Het kan werken, en het heeft als duidelijk voordeel dat niemand leads en contacten door elkaar haalt.
Het probleem begint bij je bredere ecosysteem van platforms. Veel tools van derden hebben het Lead-object nodig om met Salesforce te integreren, en we hebben organisaties Salesforce zien implementeren zonder leads, om het object een jaar later weer aan te zetten vanwege integratie-eisen. Breng eerst de tools rond je CRM in kaart; onze template voor tech stack mapping helpt daarbij.
Ook duplicaatbeheer wordt lastiger met alleen accounts en contacten. Een contact heeft in Salesforce een account nodig, dus als de synchronisatie een contact aanmaakt dat niet aan een bestaand account te koppelen is, loop je het risico op een dubbel account.
Overeenkomende datatypes en picklistwaarden
Datatypes definiëren velden of properties in de twee platforms, zoals tekstvelden, picklists en selectievakjes. De integratie vereist overeenkomende datatypes en, bij picklists, overeenkomende optiewaarden. In de tabel hieronder zie je een dropdown in HubSpot die op een picklist in Salesforce is gemapt.
| Waarde in HubSpot | Waarde in Salesforce | Status |
|---|---|---|
| Alpha | Alpha | Synchroniseert |
| Beta | Beta | Synchroniseert |
| Gamma | Gama | Syncfout, want de spelling wijkt af |
| Delta | (ontbreekt) | Syncfout, want de waarde ontbreekt in Salesforce |
| Epsilon | Epsilon (inactief) | Syncfout, want inactieve waarden worden niet gesynchroniseerd |
In Salesforce kun je een picklistwaarde op inactief zetten. De waarde is dan niet meer te selecteren, maar oude records met die waarde tonen hem nog wel. HubSpot heeft geen equivalent, en in onze ervaring veroorzaken inactieve waarden syncfouten. Niet-overeenkomende opties in het algemeen zijn een veelvoorkomende foutbron, en de lijst met syncfouten van HubSpot bevat onder meer "Restricted picklist value", "Mismatched options" en "Missing Salesforce picklist option".
Salesforce-validatieregels en maatwerk die de sync blokkeren
In Salesforce kun je regels instellen die je data bewaken. "Job Title" kan bijvoorbeeld verplicht zijn in Salesforce maar optioneel in HubSpot. Als een HubSpot-record geen functietitel heeft, mislukt de synchronisatie, omdat Salesforce geen leeg verplicht veld accepteert. HubSpot meldt deze als fouten van het type "Missing required value" of "Salesforce custom field validation rule", en records die door een matchingregel in Salesforce worden geblokkeerd, tonen de fout "Salesforce duplicate rule".
Wees je bewust van alle validatie- en andere regels. We raden aan ze allemaal in kaart te brengen en te controleren of ze de integratie raken. Onze gids over CRM-databaseontwerp behandelt governanceregels voor velden die de meeste van deze conflicten voorkomen.
Object- en veldmapping tussen HubSpot en Salesforce
Een nuttige oefening is een object- en veldmapping tussen de twee platforms voorbereiden, waarin je elk object koppelt aan de bijbehorende velden. We raden een aparte tabel per object aan. Hier is een voorbeeld voor HubSpot-contact naar Salesforce-lead en -contact.
| HubSpot | Salesforce | Datatype | Verplicht | Richting | Regel | Opmerking |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Title | Job Title | Korte tekst | Ja | Beide | Nee | |
| Division | Unit | Picklist | Nee | Beide | Validatie | Picklistwaarden moeten gelijk zijn |
Eén leidend systeem per veld, één route voor activiteiten
Twee beslissingen besparen meer herstelwerk dan alle andere. Benoem ten eerste het leidende systeem voor elk veld en elk object. Als beide systemen dezelfde records zonder regel kunnen aanmaken of wijzigen, zien we in ons klantwerk steeds hetzelfde resultaat, namelijk dubbele of ongekoppelde records en rapportage die niemand vertrouwt. Kies ten tweede één route voor het vastleggen van e-mails, gesprekken en meetings. Als meerdere tools dezelfde activiteit vastleggen, zijn duplicaten bijna gegarandeerd.
Native integraties zijn het juiste startpunt, omdat de leveranciers ze onderhouden. Ontgroei je de connector, bouw er dan middleware of een eigen API-integratie bovenop in plaats van hem stukje bij beetje te vervangen.
Doe je de voorbereiding en de bouw liever met ervaren handen? Ons implementatieteam voor HubSpot en Salesforce mapt de objecten en velden, schoont onderweg duplicaten op en richt de synchronisatie in samen met je eigen operator.
Verandermanagement bij de uitrol van de integratie
De laatste stap is je team voorbereiden op de integratie. Zowel solution owners als eindgebruikers krijgen ermee te maken. Zorg dat iedereen weet van de komende verandering en hoe die hun werk beïnvloedt. Goede communicatie helpt mensen zich aan te passen.
Deel 2 en 3 van de serie over de HubSpot-Salesforce-integratie
Deel 2 behandelt het integratiewerk, met onder meer de integratiegebruiker, selectieve synchronisatie en inclusielijsten, veldprioriteit, de afmeldstatus en het synchroniseren van activiteiten. Deel 3 behandelt synchronisatie, use cases en best practices. Beide staan in onze Growth Track-nieuwsbrief, gelinkt bovenaan deze gids. Wil je hulp bij een van deze onderdelen, neem dan contact op met ons CRM-implementatieteam.
FAQ over de HubSpot-Salesforce-integratie
Wat heb je nodig om HubSpot en Salesforce te koppelen?
Je hebt een HubSpot Professional- of Enterprise-abonnement nodig (Marketing, Sales, Service, Data of Content Hub, of Smart CRM) en een Salesforce-editie met API-toegang, of Salesforce Professional. Salesforce Group Edition wordt niet ondersteund.
Maakt de HubSpot-integratie leads of contacten aan in Salesforce?
Het een of het ander, niet allebei. In de syncregels kies je "Create or update the lead" of "Create or update the contact", en de meeste bedrijven kiezen voor leads.
Hoe koppelt HubSpot records aan Salesforce?
HubSpot koppelt op basis van het e-mailadres. Als meerdere Salesforce-leads of -contacten hetzelfde e-mailadres delen, synchroniseert HubSpot bij de eerste synchronisatie met het eerste record dat Salesforce teruggeeft, en daarna met het meest recent bijgewerkte record. Daarom zorgen duplicaten in Salesforce ervoor dat records elkaar overschrijven.
Wat veroorzaakt syncfouten tussen HubSpot en Salesforce?
De meeste syncfouten komen door niet-overeenkomende picklistwaarden, validatieregels en verplichte velden in Salesforce, duplicaatregels in Salesforce, en e-mailadressen die al door een ander HubSpot-contact worden gebruikt. Velden mappen en duplicaten opschonen vóór de go-live voorkomt de meeste daarvan.
Moet je het Lead-object in Salesforce verwijderen?
Meestal niet. Het neemt de verwarring tussen leads en contacten weg, maar veel tools van derden hebben het Lead-object nodig om met Salesforce te integreren, en dubbele accounts worden waarschijnlijker. Breng je ecosysteem van tools in kaart voordat je besluit.
