Wie Fulcrum von „Wie hoch ist unser ARR?“ zu einer Zahl kam, der das Board vertraut
Wie Fulcrum von „Wie hoch ist unser ARR?“ zu einer Zahl kam, der das Board vertraut
Fulcrum hatte gerade seine Series A abgeschlossen und verdreifachte sein Vertriebsteam, verfügte aber über keine verlässliche ARR-Zahl. Ohne eine Fachkraft im Finanzbereich konnte die Berechnung Wochen dauern. Wir definierten ARR einheitlich, holten die Zustimmung aller Teams ein und implementierten die Logik in Salesforce, sodass sich die Kennzahl jetzt selbst aktualisiert.
Fulcrum hatte gerade seine Series A abgeschlossen und verdreifachte sein Vertriebsteam, verfügte aber über keine verlässliche ARR-Zahl. Ohne eine Fachkraft im Finanzbereich konnte die Berechnung Wochen dauern. Wir definierten ARR einheitlich, holten die Zustimmung aller Teams ein und implementierten die Logik in Salesforce, sodass sich die Kennzahl jetzt selbst aktualisiert.
| Kategorie | Anteil am zusätzlichen ARR |
|---|---|
| Neugeschäft | 24% |
| Erweiterung | 52% |
| Verlängerungen | 24% |
des Ziels
Ergebnis
Ergebnis
Wochen → live
Wochen → live
Aus wochenlangem manuellem ARR-Abgleich wurde ein Live-Bericht in Salesforce
Aus wochenlangem manuellem ARR-Abgleich wurde ein Live-Bericht in Salesforce
24 Tage
24 Tage
Vom Projektstart bis zur Salesforce-Instanz im Live-Betrieb für das Vertriebsteam
Vom Projektstart bis zur Salesforce-Instanz im Live-Betrieb für das Vertriebsteam
~45%
~45%
Anteil des ARR aus gewonnenen Deals, der in Berichten fehlte und erfasst wurde
Anteil des ARR aus gewonnenen Deals, der in Berichten fehlte und erfasst wurde
35 Personen
35 Personen
Vertrieb, CS, Finanzen und Produkt arbeiten jetzt in einem gemeinsamen System
Vertrieb, CS, Finanzen und Produkt arbeiten jetzt in einem gemeinsamen System
Die Herausforderung
Die Herausforderung
Die Herausforderung
| Prüfung | Betroffene Deals |
|---|---|
| Keine verantwortliche Person zugewiesen | 27% |
| Kein Unternehmen zugeordnet | 14% |
| Kein Kontakt zugeordnet | 8% |
Prüfungen können sich überschneiden; die Prozentsätze sind nicht addierbar.
Fulcrum entwickelt eine KI-Plattform, die die Kundenbetreuung für Versicherungsmakler automatisiert – von Bescheinigungen und Policenprüfungen bis hin zu Angeboten und Vertragsverlängerungen. Im Januar 2026 sicherte sich das Unternehmen 25 Mio. US-Dollar in einer kombinierten Seed- und Series-A-Finanzierung unter der Führung von CRV. Zu seinen Kunden zählen viele der 50 größten US-Versicherungsmakler.
Das Wachstum war rasant. Das Vertriebsteam sollte sich innerhalb weniger Monate verdreifachen. Die Umsatzdaten konnten damit nicht Schritt halten.
Keine verlässliche ARR-Zahl. Fulcrum hatte keine Finanzfachkraft. Die ARR-Daten waren über Notion, Tabellen und unterzeichnete Verträge verstreut. Eine einzige Zahl zusammenzustellen, konnte Wochen dauern. CEO Arjun Mangla brachte es so auf den Punkt: „Wir müssen unseren genauen ARR nennen können.“
Keine gemeinsame Definition. Vertrieb, CS und Führung berechneten Umsatz jeweils unterschiedlich: Gesamtvertragswert oder Jahreswert, Abschlussdatum oder Vertragsbeginn, einmalige Gebühren einbezogen oder ausgeschlossen.
Jeder Vertrag war anders. Lizenz- und verbrauchsabhängige Preise über mehrere Produktlinien hinweg, mehrjährige Laufzeiten und Erweiterungen während der Vertragslaufzeit sorgten dafür, dass kein Vertrag dem anderen glich.
Fehler in den Datensätzen. Eine Überprüfung des bestehenden ARR brachte mehr als ein Dutzend bekannter Fehler ans Licht: Mehrjahressummen waren als Jahresumsatz verbucht, gekündigte und annullierte Verträge wurden weiterhin mitgezählt und Erweiterungen fehlten vollständig.
Ein CRM, das seinen Zweck nicht erfüllte. HubSpot war zu rudimentär eingerichtet, um sinnvoll genutzt zu werden. Kundendaten lagen in Notion. Von den Deals in HubSpot hatten 27 % keine verantwortliche Person, 14 % keinen zugeordneten Unternehmensdatensatz und 8 % überhaupt keinen zugeordneten Kontakt.
Lösung
Lösung
Lösung
Wir begannen mit Definitionen statt mit Software. Die größte Herausforderung war nicht die Umsetzung. Sie bestand darin, ein gemeinsames Verständnis von ARR zu schaffen und diese Definition anschließend so konsequent in Salesforce abzubilden, dass Vertriebsmitarbeitende sie nicht falsch anwenden konnten.
Wir begannen mit Definitionen statt mit Software. Die größte Herausforderung war nicht die Umsetzung. Sie bestand darin, ein gemeinsames Verständnis von ARR zu schaffen und diese Definition anschließend so konsequent in Salesforce abzubilden, dass Vertriebsmitarbeitende sie nicht falsch anwenden konnten.
Eine ARR-Definition, auf die sich alle einigen konnten
Eine ARR-Definition, auf die sich alle einigen konnten
Fulcrums Preisgestaltung veränderte sich noch während der Umsetzung, und die ARR-Logik wurde in den ersten zwei Monaten vier- oder fünfmal überarbeitet. Statt Regeln zu früh festzuschreiben, gingen wir mit der Geschäftsleitung, dem Vertrieb und CS echte Verträge durch, bis alle Teams denselben Definitionen zustimmten:
Aktueller ARR: der annualisierte wiederkehrende Wert aller abgeschlossenen Verträge, ohne Abwanderungen.
Netto-Neu-ARR im ersten Jahr: die Kennzahl für Prognosen und Quoten, ohne einmalige Implementierungsgebühren. Sie erscheint auch in Gong-Prognosen anstelle des gesamten Vertragswerts.
ARR beginnt zum Vertragsbeginn, nicht am Tag des Geschäftsabschlusses. Die Provision richtet sich dagegen nach dem Abschlussdatum.
Wiederkehrend oder einmalig: Nutzerplätze, Lizenzen und Nutzung zählen zum ARR; Onboarding-, Einrichtungs- und durchgereichte Gebühren nicht.
Gesamter Vertragswert und ARR sind separate Felder, damit Rechnungen dem Deal entsprechen und der ARR sauber bleibt.
Erweiterungen enden mit dem Hauptvertrag, sodass sie in dessen Verlängerung einfließen.
Nach der Abstimmung wurde jede Regel in Salesforce umgesetzt und in Notion dokumentiert. So ist die Definition im System verankert und nicht nur im Kopf einzelner Personen.
Fulcrums Preisgestaltung veränderte sich noch während der Umsetzung, und die ARR-Logik wurde in den ersten zwei Monaten vier- oder fünfmal überarbeitet. Statt Regeln zu früh festzuschreiben, gingen wir mit der Geschäftsleitung, dem Vertrieb und CS echte Verträge durch, bis alle Teams denselben Definitionen zustimmten:
Aktueller ARR: der annualisierte wiederkehrende Wert aller abgeschlossenen Verträge, ohne Abwanderungen.
Netto-Neu-ARR im ersten Jahr: die Kennzahl für Prognosen und Quoten, ohne einmalige Implementierungsgebühren. Sie erscheint auch in Gong-Prognosen anstelle des gesamten Vertragswerts.
ARR beginnt zum Vertragsbeginn, nicht am Tag des Geschäftsabschlusses. Die Provision richtet sich dagegen nach dem Abschlussdatum.
Wiederkehrend oder einmalig: Nutzerplätze, Lizenzen und Nutzung zählen zum ARR; Onboarding-, Einrichtungs- und durchgereichte Gebühren nicht.
Gesamter Vertragswert und ARR sind separate Felder, damit Rechnungen dem Deal entsprechen und der ARR sauber bleibt.
Erweiterungen enden mit dem Hauptvertrag, sodass sie in dessen Verlängerung einfließen.
Nach der Abstimmung wurde jede Regel in Salesforce umgesetzt und in Notion dokumentiert. So ist die Definition im System verankert und nicht nur im Kopf einzelner Personen.
Ein individuelles CPQ auf Basis der Salesforce-Standardobjekte
Ein individuelles CPQ auf Basis der Salesforce-Standardobjekte
| Produktfamilie | Abrechnungsmodell | Im ARR enthalten |
|---|---|---|
| ✓Plattformgebühr | Wiederkehrend | Ja |
| ✓Nutzerlizenzen | Wiederkehrend | Ja |
| ✓Dokumentenverarbeitung | Wiederkehrend | Ja |
| ✓Implementierung | Einmalig | Nein |
Fulcrum verkauft eine Kombination aus Plattformgebühren, Nutzerlizenzen, Dokumentenverarbeitungspaketen, Angebotsvorlagen und einmaligen Implementierungsleistungen mit Staffel- und verbrauchsabhängigen Preisen. Statt Salesforce Revenue Cloud zu lizenzieren, entwickelten wir eine schlanke CPQ-Lösung (Configure, Price, Quote) direkt auf Basis von Opportunities und Produkten.
Ein einheitlicher Einstieg. Vertriebsmitarbeitende konfigurieren jeden Deal über einen einzigen geführten Ablauf „Produkte hinzufügen“, der nacheinander jede Produktfamilie durchläuft. Die manuelle Produkteingabe wurde mit der Einführung des Ablaufs deaktiviert.
Die Produktbibliothek übernimmt die Arbeit. Jedes Produkt enthält seine Produktfamilie, seinen Standardpreis und eine Kennzeichnung als wiederkehrend oder einmalig. Listenpreise werden auf den Höchstwert gesetzt und Vertriebsmitarbeitende gewähren darauf Rabatte. So bleibt die Preisgestaltung konsistent.
Berechnet statt eingetippt. Anhand der Produkte, Mengen und Vertragsdaten berechnet Salesforce den Gesamtvertragswert, den ARR im ersten Jahr und den durchschnittlichen ARR. Kurzfristige Erweiterungen und Verträge mit mehr als einem Jahr Laufzeit werden automatisch auf Jahresbasis umgerechnet.
Nach der Konfiguration gesperrt. Einmal angelegte Produktpositionen können nicht von Hand bearbeitet werden; Änderungen erfolgen wieder über den geführten Ablauf. Das verhindert die manuellen Rechenfehler, die sich in Fulcrums frühere Verträge eingeschlichen hatten.
Für Sonderfälle ausgelegt. Eine Gebühr für die Partnerintegration wird mit dem Vertrag abgerechnet und verlängert, zählt aber niemals zum ARR. Lizenz- und Verarbeitungspakete für das Mid-Market-Segment, Verbrauchsgrenzen pro Nutzerlizenz und Rabatte im ersten Jahr werden alle im selben Ablauf berücksichtigt.
Bereit für Verträge. Aus denselben Produktdaten werden jetzt Bestellformulare direkt aus der Opportunity erstellt – der erste Schritt zur elektronischen Unterschrift bei Mid-Market-Deals.
Die CPQ-Lösung ging im April live und wurde seitdem bei jedem Deal eingesetzt, auch bei Enterprise-Abschlüssen zum Quartalsende. Für das Vertriebsteam wurde eine Schulung aufgezeichnet.
Fulcrum verkauft eine Kombination aus Plattformgebühren, Nutzerlizenzen, Dokumentenverarbeitungspaketen, Angebotsvorlagen und einmaligen Implementierungsleistungen mit Staffel- und verbrauchsabhängigen Preisen. Statt Salesforce Revenue Cloud zu lizenzieren, entwickelten wir eine schlanke CPQ-Lösung (Configure, Price, Quote) direkt auf Basis von Opportunities und Produkten.
Ein einheitlicher Einstieg. Vertriebsmitarbeitende konfigurieren jeden Deal über einen einzigen geführten Ablauf „Produkte hinzufügen“, der nacheinander jede Produktfamilie durchläuft. Die manuelle Produkteingabe wurde mit der Einführung des Ablaufs deaktiviert.
Die Produktbibliothek übernimmt die Arbeit. Jedes Produkt enthält seine Produktfamilie, seinen Standardpreis und eine Kennzeichnung als wiederkehrend oder einmalig. Listenpreise werden auf den Höchstwert gesetzt und Vertriebsmitarbeitende gewähren darauf Rabatte. So bleibt die Preisgestaltung konsistent.
Berechnet statt eingetippt. Anhand der Produkte, Mengen und Vertragsdaten berechnet Salesforce den Gesamtvertragswert, den ARR im ersten Jahr und den durchschnittlichen ARR. Kurzfristige Erweiterungen und Verträge mit mehr als einem Jahr Laufzeit werden automatisch auf Jahresbasis umgerechnet.
Nach der Konfiguration gesperrt. Einmal angelegte Produktpositionen können nicht von Hand bearbeitet werden; Änderungen erfolgen wieder über den geführten Ablauf. Das verhindert die manuellen Rechenfehler, die sich in Fulcrums frühere Verträge eingeschlichen hatten.
Für Sonderfälle ausgelegt. Eine Gebühr für die Partnerintegration wird mit dem Vertrag abgerechnet und verlängert, zählt aber niemals zum ARR. Lizenz- und Verarbeitungspakete für das Mid-Market-Segment, Verbrauchsgrenzen pro Nutzerlizenz und Rabatte im ersten Jahr werden alle im selben Ablauf berücksichtigt.
Bereit für Verträge. Aus denselben Produktdaten werden jetzt Bestellformulare direkt aus der Opportunity erstellt – der erste Schritt zur elektronischen Unterschrift bei Mid-Market-Deals.
Die CPQ-Lösung ging im April live und wurde seitdem bei jedem Deal eingesetzt, auch bei Enterprise-Abschlüssen zum Quartalsende. Für das Vertriebsteam wurde eine Schulung aufgezeichnet.
Jeder Deal folgt demselben Ablauf: Der Vertriebsmitarbeiter wählt Produkte und Daten aus, Salesforce übernimmt die Berechnung.
Jeder Deal folgt demselben Ablauf: Der Vertriebsmitarbeiter wählt Produkte und Daten aus, Salesforce übernimmt die Berechnung.
ARR-Snapshots: ein Datensatz pro Vertragsjahr
ARR-Snapshots: ein Datensatz pro Vertragsjahr
| Snapshot | Vertragszeitraum | Status | ARR-Rollup zum Account |
|---|---|---|---|
| Snapshot 01 | Jahr 1 | Aktiv | Einbezogen |
| Snapshot 02 | Jahr 2 | Geplant | Ausgeschlossen |
| Snapshot 03 | Jahr 3 | Geplant | Ausgeschlossen |
Ein einzelner ARR-Wert pro Deal funktioniert nicht mehr, sobald Verträge länger als ein Jahr laufen, im zweiten Jahr ansteigen oder vorzeitig enden. Deshalb erstellt Salesforce beim Abschluss eines Deals einen ARR-Snapshot-Datensatz für jedes Vertragsjahr — jeweils mit eigenem Startdatum, Enddatum und annualisiertem Wert.
Ein Vertrag mit höchstens einem Jahr Laufzeit erhält einen Snapshot, ein Dreijahresvertrag drei. Roll-ups addieren die aktiven Snapshots auf Account-Ebene sowie von untergeordneten Accounts zum übergeordneten Account. So erhält jeder Kunde einen aktuellen ARR-Wert mit den zugehörigen Abonnementdaten.
Dadurch wird Folgendes möglich:
Korrekter ARR bei Mehrjahresverträgen. Umsatz aus dem dritten Jahr wird niemals als heutiger ARR gezählt, und der Gesamtwert eines Dreijahresvertrags wird niemals als Jahresumsatz verbucht.
ARR nach Typ. Snapshots trennen wiederkehrende Softwareumsätze von einmaligen und Onboarding-Umsätzen sowie Plattform- von Verbrauchsumsätzen.
Vorzeitige Kündigungen und Abwanderung. Gekündigte Vertragsjahre werden entfernt und gekennzeichnet. Abwanderung folgt einer dokumentierten Methode, sodass der ARR zum richtigen Datum sinkt.
Abgestimmte Datumsangaben. Ein Workflow zur Datumsabstimmung hält Snapshots mit Vertragsänderungen synchron — etwa wenn sich der Starttermin durch Verzögerungen bei der Implementierung verschiebt.
Historie im Zeitverlauf. Monatliche ARR-Snapshots, die ab Juni erfasst werden, geben Fulcrum eine Aufzeichnung des ARR zu jedem Zeitpunkt statt nur für heute.
Ein einzelner ARR-Wert pro Deal funktioniert nicht mehr, sobald Verträge länger als ein Jahr laufen, im zweiten Jahr ansteigen oder vorzeitig enden. Deshalb erstellt Salesforce beim Abschluss eines Deals einen ARR-Snapshot-Datensatz für jedes Vertragsjahr — jeweils mit eigenem Startdatum, Enddatum und annualisiertem Wert.
Ein Vertrag mit höchstens einem Jahr Laufzeit erhält einen Snapshot, ein Dreijahresvertrag drei. Roll-ups addieren die aktiven Snapshots auf Account-Ebene sowie von untergeordneten Accounts zum übergeordneten Account. So erhält jeder Kunde einen aktuellen ARR-Wert mit den zugehörigen Abonnementdaten.
Dadurch wird Folgendes möglich:
Korrekter ARR bei Mehrjahresverträgen. Umsatz aus dem dritten Jahr wird niemals als heutiger ARR gezählt, und der Gesamtwert eines Dreijahresvertrags wird niemals als Jahresumsatz verbucht.
ARR nach Typ. Snapshots trennen wiederkehrende Softwareumsätze von einmaligen und Onboarding-Umsätzen sowie Plattform- von Verbrauchsumsätzen.
Vorzeitige Kündigungen und Abwanderung. Gekündigte Vertragsjahre werden entfernt und gekennzeichnet. Abwanderung folgt einer dokumentierten Methode, sodass der ARR zum richtigen Datum sinkt.
Abgestimmte Datumsangaben. Ein Workflow zur Datumsabstimmung hält Snapshots mit Vertragsänderungen synchron — etwa wenn sich der Starttermin durch Verzögerungen bei der Implementierung verschiebt.
Historie im Zeitverlauf. Monatliche ARR-Snapshots, die ab Juni erfasst werden, geben Fulcrum eine Aufzeichnung des ARR zu jedem Zeitpunkt statt nur für heute.
Verlängerungen und Erweiterungen, die sich selbst aktuell halten
Verlängerungen und Erweiterungen, die sich selbst aktuell halten
Wenn ein Neugeschäfts- oder Verlängerungsdeal abgeschlossen wird, erstellt Salesforce automatisch die Verlängerungs-Opportunity für den nächsten Zyklus. Ihr Datum entspricht dem Vertragsende, sie enthält bereits die aktiven wiederkehrenden Produkte und wird mit neuen Snapshots und einem Vertragsentwurf angelegt. Die Verlängerungspipeline füllt sich dadurch selbst, und Fulcrum kann den ARR zwei bis drei Jahre im Voraus prognostizieren.
Erweiterungen werden über eine eigene Schaltfläche am Hauptvertrag des Kunden erstellt. Ihr Enddatum wird an diesen angepasst, und ihre Produkte werden automatisch in die nächste Verlängerung übernommen. Damit wurde eine der größten Ursachen für fehlenden ARR bei Fulcrum behoben: vereinbarte Erweiterungen, die nie erfasst worden waren.
Wenn ein Neugeschäfts- oder Verlängerungsdeal abgeschlossen wird, erstellt Salesforce automatisch die Verlängerungs-Opportunity für den nächsten Zyklus. Ihr Datum entspricht dem Vertragsende, sie enthält bereits die aktiven wiederkehrenden Produkte und wird mit neuen Snapshots und einem Vertragsentwurf angelegt. Die Verlängerungspipeline füllt sich dadurch selbst, und Fulcrum kann den ARR zwei bis drei Jahre im Voraus prognostizieren.
Erweiterungen werden über eine eigene Schaltfläche am Hauptvertrag des Kunden erstellt. Ihr Enddatum wird an diesen angepasst, und ihre Produkte werden automatisch in die nächste Verlängerung übernommen. Damit wurde eine der größten Ursachen für fehlenden ARR bei Fulcrum behoben: vereinbarte Erweiterungen, die nie erfasst worden waren.
Die ARR-Wasserfallanalyse und das Reporting
Die ARR-Wasserfallanalyse und das Reporting
Mit den Snapshots ließ sich ARR endlich so darstellen, wie ein Board ihn betrachtet: als Veränderung über einen Zeitraum.
ARR-Wasserfall: Der in einem beliebigen Zeitraum hinzugekommene ARR, aufgeteilt in Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Expansion. Die erste Auswertung umfasste Februar bis April. Anschließend wurde sie auf den gesamten Lebenszyklus aller bisherigen und aktuellen Kundenbeziehungen ausgeweitet.
Aktueller ARR und ARR im Zeitverlauf: Live-Gesamtwerte je Account sowie eine kumulierte Monatsübersicht.
ARR-Prognose: dieselben Berichte einschließlich offener Deals, auf Basis des ARR im ersten Jahr.
Netto-Neu-ARR im Vergleich zum Ziel, mit einem Abweichungsfeld, das jeden Deal markiert, dessen manuelle Schätzung nicht mit dem berechneten ARR übereinstimmt.
Verlängerungsbericht für CS, die zentrale Übersicht darüber, welche Verträge wann auslaufen.
Provisionsberichte für BDRs und AEs auf Basis derselben ARR-Felder, mit Kontrollkästchen für die Freigabe durch Finance und die ausgezahlte Provision zur Prüfung.
Mit den Snapshots ließ sich ARR endlich so darstellen, wie ein Board ihn betrachtet: als Veränderung über einen Zeitraum.
ARR-Wasserfall: Der in einem beliebigen Zeitraum hinzugekommene ARR, aufgeteilt in Neugeschäft, Vertragsverlängerungen und Expansion. Die erste Auswertung umfasste Februar bis April. Anschließend wurde sie auf den gesamten Lebenszyklus aller bisherigen und aktuellen Kundenbeziehungen ausgeweitet.
Aktueller ARR und ARR im Zeitverlauf: Live-Gesamtwerte je Account sowie eine kumulierte Monatsübersicht.
ARR-Prognose: dieselben Berichte einschließlich offener Deals, auf Basis des ARR im ersten Jahr.
Netto-Neu-ARR im Vergleich zum Ziel, mit einem Abweichungsfeld, das jeden Deal markiert, dessen manuelle Schätzung nicht mit dem berechneten ARR übereinstimmt.
Verlängerungsbericht für CS, die zentrale Übersicht darüber, welche Verträge wann auslaufen.
Provisionsberichte für BDRs und AEs auf Basis derselben ARR-Felder, mit Kontrollkästchen für die Freigabe durch Finance und die ausgezahlte Provision zur Prüfung.
Jeden Vertrag prüfen
Jeden Vertrag prüfen
Ein System ist nur so gut wie die darin enthaltenen Daten. Wir prüften jeden bestehenden Vertrag anhand der unterzeichneten Unterlagen, importierten einige Tausend Accounts erneut und klärten Sonderfälle gemeinsam mit dem Fulcrum-Team.
Die Prüfung deckte fehlende Verträge, als jährlichen ARR gebuchte Mehrjahressummen, nie erfasste Erweiterungen, weiterhin mitgezählte gekündigte und annullierte Verträge sowie von den unterzeichneten Vereinbarungen abweichende Daten auf. Zeitweise zeigte das Dashboard nur etwa 55% von Fulcrums tatsächlichem gewonnenem ARR. Account für Account wurde mit einer farbcodierten Prüfung jede Abweichung geklärt, bevor der ARR als verlässliche Datenbasis live ging.
Ein System ist nur so gut wie die darin enthaltenen Daten. Wir prüften jeden bestehenden Vertrag anhand der unterzeichneten Unterlagen, importierten einige Tausend Accounts erneut und klärten Sonderfälle gemeinsam mit dem Fulcrum-Team.
Die Prüfung deckte fehlende Verträge, als jährlichen ARR gebuchte Mehrjahressummen, nie erfasste Erweiterungen, weiterhin mitgezählte gekündigte und annullierte Verträge sowie von den unterzeichneten Vereinbarungen abweichende Daten auf. Zeitweise zeigte das Dashboard nur etwa 55% von Fulcrums tatsächlichem gewonnenem ARR. Account für Account wurde mit einer farbcodierten Prüfung jede Abweichung geklärt, bevor der ARR als verlässliche Datenbasis live ging.
| Validierung | Geprüft |
|---|---|
| Wiederkehrender gegenüber einmaligem Umsatz | ✓Geprüft |
| Vertragsdaten und Verlängerungsbedingungen | ✓Geprüft |
| Abgleich der ARR-Snapshots | ✓Geprüft |
des ARR gewonnener Deals gefunden und erfasst
Prüfung anhand unterzeichneter Verträge
Dauerhafte Nutzung sicherstellen
Dauerhafte Nutzung sicherstellen
Wir übergaben die Verantwortung für den ARR an Fulcrums eigenes CS- und Operations-Team. Dazu stellten wir aufgezeichnete Anleitungen, einen Notion-Leitfaden zu ARR-Snapshots und -Berichten sowie einen eigenen RevOps-Supportkanal bereit. Fulcrums Team prüft den ARR in Salesforce nun selbst.
Wir übergaben die Verantwortung für den ARR an Fulcrums eigenes CS- und Operations-Team. Dazu stellten wir aufgezeichnete Anleitungen, einen Notion-Leitfaden zu ARR-Snapshots und -Berichten sowie einen eigenen RevOps-Supportkanal bereit. Fulcrums Team prüft den ARR in Salesforce nun selbst.
Das Fundament darunter
Das Fundament darunter
All das würde ohne ein CRM, das tatsächlich genutzt wird, nicht funktionieren. Salesforce war 24 Tage nach dem Kick-off für das Vertriebsteam produktiv. Rund um das ARR-System lieferten wir:
Einen sechsstufigen Vertriebsprozess mit Orientierung je Phase und Abschlusskriterien
Migration von HubSpot und Notion, einschließlich der Bereinigung von Deals ohne Verantwortliche und doppelten Accounts
Gebietsbasierte Lead-Zuweisung für Website- und Inbound-Leads
Integrationen von Gong, Apollo und LinkedIn Sales Navigator
Live-Benachrichtigungen in Slack für jede Pipeline-Phase, vom neuen Lead bis zum gewonnenen oder verlorenen Abschluss
All das würde ohne ein CRM, das tatsächlich genutzt wird, nicht funktionieren. Salesforce war 24 Tage nach dem Kick-off für das Vertriebsteam produktiv. Rund um das ARR-System lieferten wir:
Einen sechsstufigen Vertriebsprozess mit Orientierung je Phase und Abschlusskriterien
Migration von HubSpot und Notion, einschließlich der Bereinigung von Deals ohne Verantwortliche und doppelten Accounts
Gebietsbasierte Lead-Zuweisung für Website- und Inbound-Leads
Integrationen von Gong, Apollo und LinkedIn Sales Navigator
Live-Benachrichtigungen in Slack für jede Pipeline-Phase, vom neuen Lead bis zum gewonnenen oder verlorenen Abschluss
Ergebnisse
Ergebnisse
Ergebnisse
des Ziels
ab Projektstart
arbeiten in einem System
nach der Einführung
Fulcrum hat jetzt eine einzige ARR-Zahl, auf die sich alle Teams verständigt haben und die jederzeit verfügbar ist.
ARR für Vorstandsberichte auf Abruf. Die erste ARR-Wasserfallanalyse zeigte, dass über die Hälfte (52%) des zwischen Februar und April hinzugekommenen ARR aus Erweiterungen stammte. Neugeschäft und Verlängerungen lagen bei jeweils etwa 24%. Sie fließt jetzt in Fulcrums Vorstandsreporting ein.
Ziele live verfolgen. Der Netto-Neu-ARR im Q2 wurde in Salesforce live mit dem Ziel abgeglichen und erreichte 98% der Vorgabe.
Fehlenden Umsatz gefunden. Fast die Hälfte (etwa 45%) des ARR aus gewonnenen Abschlüssen hatte im Reporting gefehlt.
Eine verlässliche Datenbasis. Salesforce ersetzte Notion und Tabellen als ARR-Datenquelle. Provisionen werden daraus berechnet, und die Rechnungsstellung beginnt jetzt beim Salesforce-Vertrag.
Im gesamten Unternehmen genutzt. 35 Personen aus Vertrieb, CS, Finanzen, Produkt und Events arbeiten im System. Nach der Einführung sanken die Supportanfragen um etwa 70%, obwohl das Team weiter wuchs.
Fulcrum hat jetzt eine einzige ARR-Zahl, auf die sich alle Teams verständigt haben und die jederzeit verfügbar ist.
ARR für Vorstandsberichte auf Abruf. Die erste ARR-Wasserfallanalyse zeigte, dass über die Hälfte (52%) des zwischen Februar und April hinzugekommenen ARR aus Erweiterungen stammte. Neugeschäft und Verlängerungen lagen bei jeweils etwa 24%. Sie fließt jetzt in Fulcrums Vorstandsreporting ein.
Ziele live verfolgen. Der Netto-Neu-ARR im Q2 wurde in Salesforce live mit dem Ziel abgeglichen und erreichte 98% der Vorgabe.
Fehlenden Umsatz gefunden. Fast die Hälfte (etwa 45%) des ARR aus gewonnenen Abschlüssen hatte im Reporting gefehlt.
Eine verlässliche Datenbasis. Salesforce ersetzte Notion und Tabellen als ARR-Datenquelle. Provisionen werden daraus berechnet, und die Rechnungsstellung beginnt jetzt beim Salesforce-Vertrag.
Im gesamten Unternehmen genutzt. 35 Personen aus Vertrieb, CS, Finanzen, Produkt und Events arbeiten im System. Nach der Einführung sanken die Supportanfragen um etwa 70%, obwohl das Team weiter wuchs.
Mit ihren eigenen Worten
„Viele unserer Lücken bestehen jetzt nur noch darin, den Vertriebsmitarbeitenden zu zeigen, wie sie das bisher Entwickelte nutzen können!“
„Viele unserer Lücken bestehen jetzt nur noch darin, den Vertriebsmitarbeitenden zu zeigen, wie sie das bisher Entwickelte nutzen können!“
— Rikav Chauhan, Fulcrum
— Rikav Chauhan, Fulcrum
„Großartig, dass es jetzt einen offiziellen Ablauf gibt, mit dem AEs Erweiterungen und Verlängerungen direkt in Salesforce vorantreiben können.“
„Großartig, dass es jetzt einen offiziellen Ablauf gibt, mit dem AEs Erweiterungen und Verlängerungen direkt in Salesforce vorantreiben können.“
— Zack Grymes, Fulcrum
— Zack Grymes, Fulcrum
Fazit
Fazit
Fazit
Die meisten ARR-Probleme sind keine Softwareprobleme, sondern Definitionsprobleme. Fulcrums Zahlen wichen voneinander ab, weil jedes Team etwas anders zählte. Das kann kein Tool allein beheben.
Indem wir zuerst die Definitionen vereinbarten und sie dann so in Salesforce abbildeten, dass Vertriebsmitarbeitende sie nicht falsch anwenden können, verwandelten wir ARR von einer wochenlangen Übung in einen Live-Bericht. Fulcrums eigenes Team verantwortet den Prozess inzwischen im Alltag. Wir unterstützen es weiterhin in Teilzeit beim Wachstum.
Wenn Ihre ARR-Zahl davon abhängt, wen Sie fragen, beginnen Sie mit einem GTM & RevOps-Audit oder vereinbaren Sie ein Gespräch.
Die meisten ARR-Probleme sind keine Softwareprobleme, sondern Definitionsprobleme. Fulcrums Zahlen wichen voneinander ab, weil jedes Team etwas anders zählte. Das kann kein Tool allein beheben.
Indem wir zuerst die Definitionen vereinbarten und sie dann so in Salesforce abbildeten, dass Vertriebsmitarbeitende sie nicht falsch anwenden können, verwandelten wir ARR von einer wochenlangen Übung in einen Live-Bericht. Fulcrums eigenes Team verantwortet den Prozess inzwischen im Alltag. Wir unterstützen es weiterhin in Teilzeit beim Wachstum.
Wenn Ihre ARR-Zahl davon abhängt, wen Sie fragen, beginnen Sie mit einem GTM & RevOps-Audit oder vereinbaren Sie ein Gespräch.
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